Закупки

Как провести аудит китайского поставщика упаковки: чек-лист покупателя

Большинство проблем в закупках — не проблемы качества. Это обнаружение, спустя несколько заказов, что компания, с которой вы заключили договор, не владеет производством. Этот чек-лист написан для того, чтобы применять его в том числе и к нам.

В торговой компании нет ничего изначально плохого. Проблема — не знать, с кем именно вы имеете дело, поскольку это определяет, кто несёт ответственность, когда с партией что-то пойдёт не так.

Первое: производитель или торговая компания?

Вопросы, которые быстро их разделяют, ещё до вашей поездки:

  • Сколько экструзионных линий и с какой шириной головки? Производитель отвечает сразу и конкретно. Посредник отвечает расплывчато или обещает уточнить.
  • Каков ваш уровень брака по этому изделию и куда уходит брак? Этот показатель знает каждый, кто ведёт линию. Вопрос нелестный — в этом и смысл.
  • Можно ли провести видеозвонок из производственного цеха без предварительной договорённости, на этой неделе? Самый эффективный фильтр из всех существующих.
  • Чьё имя указано в сертификатах и совпадает ли оно с компанией, указанной в моём договоре? Несовпадение само по себе не является дисквалифицирующим, но требует объяснения.
  • На какой производственной базе будет выполняться мой заказ и почему именно на ней? Производители с несколькими площадками распределяют заказы по компетенциям. Расплывчатый ответ означает, что работу размещают на стороне.

Если вы приезжаете — а для любой программы значимого масштаба это следует делать, — самое информативное редко находится на маршруте экскурсии.

На что смотреть в цеху

  • Склад сырья. Маркирован ли гранулят, идентифицируется ли по партиям и разделён ли по маркам — или сложен в мешках без обозначений? Это показывает, реальна ли прослеживаемость.
  • Контейнеры для брака рядом с линиями. Объём говорит о реальном уровне отбраковки. Пустые контейнеры в середине смены заслуживают вопроса.
  • Лаборатория контроля качества. Попросите показать протоколы испытаний за последнюю неделю, а не оборудование. Исправные приборы без свежих данных — вот показательный признак.
  • Журнал технического обслуживания линии, на которой будет выполняться ваш заказ. Незафиксированное техобслуживание означает незафиксированные простои, которые превращаются в вашу дату поставки.
  • Способны ли операторы объяснить собственные контрольные точки. Спросите у оператора, что происходит, когда толщина выходит за пределы допуска. Отработанный ответ означает реальную систему; взгляд в сторону руководителя означает систему, существующую на бумаге.

Документы, которые стоит запрашивать, и как выглядит хороший ответ

Должно предоставляться сразу, без NDA: сертификаты с видимой областью применения и датами истечения; свидетельство о регистрации предприятия; экспортную лицензию. Сертификаты — документы для первичной проверки. Поставщик, который считает их конфиденциальными, тем самым кое-что о себе сообщает.

Обоснованно предоставляется по NDA: протоколы лабораторных испытаний, декларации на материалы, патентную документацию и рекомендации клиентов. Мы придерживаемся той же позиции — но сертификаты предоставляются первыми и бесплатно.

Проверьте даты. Сертификаты истекают. Поставщик, предъявляющий просроченный сертификат и не упоминающий об этом, либо неорганизован, либо надеется, что вы не станете смотреть; и то и другое полезно знать. Спрашивайте прямо: находится ли что-либо в этом комплекте документов сейчас на переоформлении?

Сверьте юридические лица. Название в сертификате, название в инвойсе и название в договоре должны быть сопоставимы. Если они различаются, прямое объяснение корпоративной структуры — хороший знак. Уклончивость — нет.

Прямые вопросы порождают заготовленные ответы. Эти — как правило, нет.

Вопросы, на которые отвечают честно

  • «Что в последний раз пошло не так на заказе, подобном моему, и что вы изменили?» Он есть у каждого производителя. Поставщик, утверждающий, что его нет, не вполне честен с вами.
  • «В чём вы не сильны?» Честный ответ называет предел возможностей. «Мы умеем всё» означает, что работа передаётся на субподряд.
  • «Какое максимальное вторичное содержание вы способны удерживать в серийном производстве, а не на образце?» Разрыв между этими двумя цифрами и есть мера поставщика.
  • «Каков сертифицированный диапазон толщин в этом сертификате компостируемости?» Если они не знают, значит, сертификат никто не читал.
  • «Могу ли я приехать без предупреждения?» Ответ важнее самого визита.

Публиковать этот материал, не ответив на него, было бы дурным тоном.

Наши ответы на наш собственный чек-лист

Мы производитель, работаем с 2020 года, располагаем четырьмя производственными базами в провинциях Шаньдун и Хэнань общей площадью 50 000 м²: однослойные пакеты в Чэнъяне, ламинированные пакеты с печатью и ламинированием в Цзимо, компаундирование и биоразлагаемые гранулы в Лункоу, компостируемые плёнки и пакеты в Хэби. Около 2 000 тонн в месяц, примерно 200 машин, 300+ сотрудников, поставки в 17 стран.

Сертификаты предоставляются по запросу без NDA, с видимой областью применения и сроком действия. Протоколы испытаний и декларации на материалы предоставляются по NDA. Если что-то находится на переоформлении, мы так и говорим, а не отправляем старый сертификат.

И на последний вопрос: да. Сообщите, когда планируете приехать, и мы проведём вас по экструзии, печати, конвертингу и лаборатории контроля качества. Сторонние аудиторы принимаются на тех же условиях — с уведомлением или без него. Организовать визит.

Частые вопросы

Как понять, является ли китайский поставщик производителем или торговой компанией?

Спросите, сколько у них экструзионных линий и с какой шириной головки, каков уровень брака по вашему изделию, и попросите незапланированный видеозвонок из производственного цеха на этой неделе. Производитель отвечает на все три вопроса сразу. Также проверьте, совпадает ли название в сертификатах с компанией, указанной в вашем договоре.

Должен ли поставщик требовать подписания NDA до предоставления сертификатов?

Нет. Сертификаты — это документы для первичной проверки с видимой областью применения и сроком действия; любой поставщик, считающий их конфиденциальными, заслуживает более пристального внимания. Протоколы лабораторных испытаний, декларации на материалы и патентная документация обоснованно предоставляются по NDA.

На что обратить внимание при посещении завода?

Склад сырья — с маркированным гранулятом, идентифицируемым по партиям; контейнеры для брака рядом с линиями — для оценки реального уровня отбраковки; записи контроля качества за последнюю неделю, а не лабораторное оборудование; журнал техобслуживания линии, на которой будет выполняться ваш заказ; и способность операторов объяснить собственные контрольные точки.

Куда двигаться дальше

Мы отвечаем на каждый запрос в течение 12 часов и выставляем детальное коммерческое предложение в течение 24 часов. Пришлите нам спецификацию.